Diese Prozessbeschreibung dient als Muster und Anregung. Sie entspricht einer verbreiteten Vorgehensweise bei der Schuladministration. Sie enthält nur die Prozess-Bereiche Front- und Backoffice. Die Prozesse für Marketing, Infrastruktur, Informatik und Finanzen sind hier nicht beschrieben.

Prozess-Grundlagen

Prozess-Ziel

Die administrativen Abläufe einer Schule effektiv und kundenfreundlich gestalten.

Geltungsbereich

Die administrativen Tätigkeiten im Frontoffice (Schalter, Telefon, Mails: direkter Kontakt mit Kunden und Mitarbeitenden) und im Backoffice (Schulverwaltung, Adressverwaltung, Raumverwaltung, Wissensmanagement).

Zuständigkeiten

Prozesseigner: Leitung interne Dienste, Leitung zentrale Dienste, Leitung Administration

Teil-Prozesse

Schulverwaltung

Die meisten Prozesse der Schulverwaltung werden über die Schulverwaltungssoftware gesteuert. Entsprechend wesentlich ist die Auswahl und die Aktualisierung der Software.

Adressverwaltung Kunden

Aktuelle Adress-Daten von Kunden sind zentral. Spezielle Herausforderungen von Schulen sind diesbezüglich:

• Zusatzdaten zu Eltern und oder Arbeitgebern
• der gleiche Kunde kann in mehreren Klassen / Angeboten angemeldet sein
• Schnittstellen zu Notenerfassung, Klassenzuteilung
• Adressen von Ehemaligen sind von strategischer Bedeutung
• Kunden können auch Mitarbeitende sein
• Schnittstelle zu Debitoren

Adressverwaltung Mitarbeitende

• Mitarbeitende können auch Kunden sein
• Mitarbeitende der zentralen Dienste können auch Lehrpersonen sein und umgekehrt
• Schnittstelle zu Stundenplanung, Raumzuteilung, Klassenzuteilung (bei Lehrpersonen), Lektionenbuchhaltung
• Schnittstelle zu Qualifikationen / Ausbildungen / Weiterbildungen
• Schnittstelle zu Kompetenzmanagement (welche Lehrperson für welches Fach, für welche Spezialaufgabe)
• Schnittstelle zu Lohnbuchhaltung

Klassenverwaltung

• Kunden können gleichzeitig in mehreren Klassen zugeteilt sein (Freifach-Klassen, Module)
• Pro Klasse können mehrere Lehrpersonen in unterschiedlichen Funktionen (Klassenlehrer, Klassenassistenz, Speziallehrer) tätig sein
• Klassen können aufgeteilt und zusammengelegt werden

Zeugnisse und Zertifikate

• Notenerfassung
• Zeugniserstellung
• Zertifikats-Erstellung
• Zertifizierungsgebühren, Meldung an zentrale Register

Raumverwaltung

• Zimmerzuteilung
• Belegungen Spezialräume
• Reservationen
• Vermietungen
• Dazugemietete Räumlichkeiten
• Anforderungen an Schulungsräumlichkeiten
• Verantwortlichkeiten für Spezielle Infrastruktur und Materialien
• Schnittstellen zu Infrastruktur-Prozess

Stundenplanung

• Schnittstellen zu Lehrpersonen
• Schnittstellen zu Klassen
• Schnittstellen zu Raumverwaltung
• Fächer und Module

Information und Orientierung

Angebote

• Ausschreibungen, Wegleitungen
• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• Dokumentationen

Berichterstattung

• Geschäfts- und Jahresberichte
• Statistiken
• Aufbereitung Evaluationen

Information

• Website
• Intranet
• Lernplattform
• Kursprogramme

Aufnahme

• Aufnahmeprozedere
• Anmeldeverfahren
• Aufnahmeprüfungen
• Einstufungstests

Schulmaterial

• Lehrmittel, Skripts
• Lehrbücher
• Büromaterial
• Papier
• Drucker, Kopierer

Input

• Stundentafeln, Lehrpläne
• Raumverzeichnis
• Terminpläne
• Jahresplanungen
• Anmeldungen
• Personendaten

Output

• Liste wiederkehrender Aufgaben, Jahresplanung
• Klassenplanung
• Stundenplanung
• Prüfungspläne
• Informationsmaterial für Kunden
• Informationsmaterial für Lehrpersonen (Klassenlisten, Materiallisten)
• Daten und Statistiken zuhanden Schulleitung, Marketing,
• Zeugnisse, Zertifikate

Prozess-Messgrössen, Indikatoren

Kundenzufriedenheit mit Administration, Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit Administration, Durchlaufzeiten, Antwort-Fristen, Informations-Anfragen, Missverständnisse, Doppelbelegungen, Qualität der Informationen.

Schnittstellen zu anderen Prozessen, Partnerschaften

Kompetenzmanagement, Unterlagen & Spezialräume, Controlling, Partnermanagement, Infrastruktur, Finanzen, …

Mitgeltende Dokumente und Themen

• Gesetze und Verordnungen
• Datenschutz, Perönlichkeitsschutz
• Arbeitssicherheit / Gesundheitsschutz
• Nachhaltigkeitsberichte, Umweltberichte
• IKS
• Wissensmanagement