QMS ist ein Qualitätsmanagementsystem. Es umfasst alle Strategien und Dokumente, die es braucht, um die Unternehmensqualität zu sichern und weiterzuentwickeln. Während im ausgehenden letzten Jahrhundert Qualitätssicherung und damit vor allem Qualitätskontrolle ausschliesslich die Aufgabe von Qualitätsspezialisten und technischen Führungskräften war und sich in der Qualitätsabteilung abspielte, ist Qualitätsmanagement heute zur Führungsaufgabe geworden. Wenn von Qualitätsmanagementsystem die Rede ist, ist dies mit dem Führungssystem gleichzusetzen.

Wozu ein QMS bzw. Führungssystem?

Damit Lernen optimal gelingen kann, muss eine Schule ihre Abläufe und Strukturen auf die Unterstützung der Bildungsbedürfnisse der Lernenden ausrichten. Das bedeutet: Im Mittelpunkt aller Qualitätsbestrebungen einer Schule stehen immer die Lernenden. Die Norm ISO 21001 bildet genau diese Bedeutung der Lernenden in ihren Forderungen ab.

Bildungsorganisationen schaffen die Bedingungen dafür, dass gelernt werden kann. Lernen selbst findet aber immer in den Köpfen der Lernenden statt und wird von den Lernenden selbst gesteuert. Qualitätsmanagement in der Bildung unterscheidet deshalb zwischen "Qualität der Bildung" und der "Qualität der Organisation von Bildung".

Ziele und Nutzen des Führungssystems einer Schule

Gemeinsame Definition von gutem Lernen (Leitbild, andragogische und pädagogische Leitsätze)
Ausrichtung der Bildungsangebote an Bedarf und Bedürfnissen aller Anspruchsgruppen und damit hohe Kundenzufriedenheit
Systematische Evaluation, um Entwicklungspotenziale zu erkennen und Verbesserungsmassnahmen zu entwickeln
Klare Strategie der Schulleitung mit Zielsetzungen und Überprüfung der Zielerreichung
Bereitstellung von optimalen Lernressourcen (Räumlichkeiten, Material, Lehrmittel)
Kompetenzentwicklung aller Mitarbeitenden
Umgang mit Risiken (Risikomanagement, Krisenkonzept, Sicherheitshandbuch)
Transparenz und Einheitlichkeit von häufigen Prozessen und Abläufen: Vermeidung von Doppelspurigkeiten
Transparenz und Einheitlichkeit von wichtigen Regeln: Vermeidung von Ungleichbehandlung
transparente Organisationsstruktur, was zu erleichterter Stellvertretung und Einarbeitung führt
transparente Entscheidungswege, womit Leerläufe und Konflikte vermieden werden können

Mögliche Teile eines QMS

Ein QMS enthält üblicherweise alle Vorlagen, Formulare, Handlungsanweisungen und Grundlagen, die die Mitarbeitenden zur Ausführung ihrer Arbeit brauchen. Es ist dann optimal gefasst, wenn es so wenig wie möglich aber soviel wie nötig beinhaltet. Es ist dann genau richtig, wenn es einer neu in die Firma eintretenden Person die schnelle Orientierung ermöglicht. Und wenn die erfahrenen Mitarbeitenden das, was sie nachschlagen möchten, schnell und intuitiv finden. Mit elektronischen Tools ist es dank Verlinkungen gut möglich, die Bestandteile eines QMS übersichtlich darzustellen. Die meisten Schulen verwenden eine eher intuitive Darstellung ausgehend von einer Prozesslandschaft.

Schulführungshandbuch / Q-Handbuch

Schulführungshandbuch oder Q-Handbuch wird derjenige Teil des QMS genannt, der sich nicht so häufig ändert. Es zeigt auch auf, dass für die Schule die Qualitätspolitik als Aufgabe der Führungsebene verstanden wird (Selbstverpflichtung der Leitung).

Vision, Mission
Wertesystem, Leitbild, Leitsätze, Qualitätspolitik
langfristige Strategie
Marktpositionierung, Marktanalyse, Kundensegmentierung, Konkurrenzanalyse, Leistungsauftrag
Organisation, Betriebsstruktur, Kooperationspartner
Unterauftragnehmer
Führung, Führungsstil, Delegation, Führungsinstrumente
Kommunikation intern/extern
Evaluation, Feedback-System
Definition der Schlüsselprozesse, Prozessstruktur
Qualitätspoltik, Qualitätsansprüche, wichtigste Erfolgsfaktoren
Ausrichtung am Q-Kreislauf plan-do-check-act

Geschäftsplan

Mindestens die folgenden Bestandteile sollten jährlich überprüft werden:

Ziele für die Folgeperiode, Verbesserungsprojekte
Risikoanalyse, Risikobewertung
Projekte, geplante Veränderungen
Stärken-Schwächen-Analyse

Prozesshandbuch

Die wesentlichen Abläufe sollen identifiziert und beschrieben sein. Dabei ist darauf zu achten, dass die gegenseitige Abhängigkeit der Prozesse sichtbar gemacht wird (z.B. mit einer Prozesslandschaft). Pro Prozess kann dokumentiert sein:

Prozessbeschreibung mit Prozesskenngrössen
Mitgeltende Dokumente: Checklisten, Arbeitsanweisungen, Formulare
vor- und nachgelagerte Prozesse
Input und Output

Schulführungsbericht / Management Review / Entwicklungsbericht

Der Bewertungsbericht sollte in konkrete Massnahmen und Entscheidungen münden. Er dient als Grundlage für die Planung der Folgeperiode.

In einen umfassenden Schulführungsbericht fliessen die folgenden Elemente ein:

Wesentliche Veränderungen in Organisation und Angebot oder Umfeld
Feedback aller interessierten Parteien
Ergebnisse der Evaluation von Lerndienstleistungen
Erfüllen der gesetzten Ziele, Zielerreichung
Eingaben, Beschwerden, Reklamationen
Ergebnisse von internen und externen Audits

Folgende Aspekte werden für die Folgeperiode angesprochen:

Strategische und operative Ziele
Aus der Bewertung abgeleitete Verbesserung der Prozesse
Verbesserte Einhaltung der Qualitätsvorgaben
Deckung des Ressourcenbedarfs für eine effektive Umsetzung der Lerndienstleistungen.

Handbuch für Lehrpersonen

Das Handbuch richtet sich primär an externe Referenten und Lehrbeauftragte. Es präsentiert zusammengefasst, was sie zum Unterrichten und zur Zusammenarbeit mit der Schule wissen müssen. Es sollte keine redundanten Daten enthalten, sondern so weit wie möglich auf das Prozess- und Schulführungshandbuch verweisen.

Infrastruktur (Parkplätze, Lehrerzimmer, Verpflegung, Kopieren, IT, Hausdienst, ...)
Welche Information finde ich wo (Zur Schule, zum Angebot, zur Zielgruppe, zum Lehrgang, zu Lehrmitteln, zu den Prüfungen, zum Curriculum, zu anderen Lehrpersonen, zu administrativen Mitarbeitenden, ...)
Kursvorbereitung (Erwartungen der Schule, Unterlagen und Listen, Kopierwesen, Reservation von Hilfsmitteln und Räumlichkeiten)
Kursdurchführung (Begrüssung, Umgang, Probleme mit Lernenden, Prüfungswesen, Verhalten bei Notfällen)
Kursnachbearbeitung (Teilnehmerfeedback, Feedback aus Sicht der Lehrperson, Kursprotookolle, Sitzungen und Teambesprechungen)
Lohn / Spesen (Einstufung, Pflichten, Prüfungsentschädigungen, Spesen, Weiterbildung, Rücktritt)
Wichtige Kontakte (Ansprechpartner/innen für Administratives, Fachliches, Lohnfragen, Verbesserungsvorschläge)

QMS für Schulen