Schulführungsbericht wozu?
Im Schulführungsbericht (auch «management review» genannt) wird Rechenschaft abgelegt über die vergangene Periode, meistens ein Jahr. Er bildet üblicherweise ab, wie die Schule gegenüber den Auftraggebern, den Mitarbeitenden und den Kund/-innen kommunizieren will.
Ein solcher offizieller Rechenschaftsbericht basiert auf Detailstatistiken und Evaluationsergebnisse, die intern für die Qualitätsentwicklung wichtig sind. Sie müssen zwar nicht alle veröffentlicht werden, aber eine Evaluation ohne Kommunikation der Ergebnisse an alle Beteiligten führt nicht zur Qualitätsverbesserung. Deshalb sollten die vertraulicheren Daten stufengerecht an die Lehrpersonen, die anderen Mitarbeitenden der Schule sowie die Lernenden bzw. Auszubildenden kommuniziert werden.
Struktur des Schulführungsberichtes
Ein gleichbleibender Aufbau erleichtert den Überblick und den Vergleich über mehrere Jahre. Im folgenden ein Struktur-Vorschlag:
1 Titelblatt und Inhaltsverzeichnis
Auf dem Titelblatt sollte klar ersichtlich sein:
- Berichtsperiode / Zeitraum der Berichterstattung
- Datum der Freigabe
- Verfasser/-in
- Name der Schule
- Name des Berichts (Schulführungsbericht, Schulbericht, Jahresbericht, Management Review, Beurteilungs- und Entwicklungsbericht BEB, Balanced Scorecard, Controllingbericht sind die häufigsten Namen, die mir in der Praxis begegnen)
- Die Inhaltsstruktur (Inhaltsverzeichnis)
2 Rückblick Schulleitung
Die Sicht des Rektors bzw. der Rektorin (Direktor/-in, Schulleiter/-in, Geschäftsführer/-in, CEO) auf das vergangene Jahr. Es gibt hier viele Möglichkeiten, vom Herauspicken der Schul-Highlights bis zur systematischen Abhandlung ist alles möglich. Hier ist auch Raum für Ehrungen und wesentliche Personal-Mutationen sowie für spezielle, schulübergreifende Anlässe.
3 Berichte der Abteilungsleitenden
Jede/r Abteilungsleiter/in berichtet über den Stand der Dinge in seiner eigenen Abteilung. Je nachdem, wie gross die Abteilungen sind, können diese Berichte ein paar Sätze bis zu ein paar Seiten umfassen.
Abteilungen sind möglicherweise:
- Schulleitung (Personalführung, Strategie, Organisation)
- Qualitätsbeauftragte
- Zentrale Dienste (Finanzen, Administration, Hausdienst, IT, Marketing)
- Schulung (Bereiche, Abteilungen, Fachschaften, Teilschulen, Schulstufen, Angebotsgruppen, ...)
Mögliche Inhalte sind:
- Vorbemerkung
- Schwerpunkte
- Massnahmen und Aktivitäten
- Evaluationsergebnisse
- Wichtige Erfahrungen
- Spezielle Anlässe (Informationsanlässe, Lager, Schulbeginnaktivitäten, Schulschlussaktivitäten, Aufführungen, Elternabende, Exkursionen, Austauschwochen, internationale Wettbewerbe, ...)
- Folgerungen für die Weiterarbeit
- Ausblick
4 Kennzahlen / Ergebnisse / Statistiken
Die Darstellung der Evaluationsergebnisse und der wesentlichen Schulkennzahlen erfolgt häufig in Form von Tabellen (wenn immer möglich mit Vergleichszahlen zum letzten und vorletzten Jahr sowie in Gegenüberstellung zu einem Soll-Wert). Manchmal wird dafür eine Balanced Scorecard verwendet, eine Software-Lösung aus dem Controlling-Spektrum oder auch nur eine einfache Tabelle.
- Volumen
Anzahl: durchgeführte Kurse, ausgeschriebene Kurse, geführte Klassen, Lektionenzahl, Teilnehmer-Stunden, Klassengrössen, Raumauslastung, ... - Markt
Anzahl ausgeschriebene Kurse im Verhältnis zu durchgeführten Kursen, Anzahl anerkannter Abschlüsse (eidg. Diplome, eidg. Fachausweise, Zertifikat, eidg. Fähigkeitszeugnis, eidg. Berufsattest, internat. Zertifikate, Master, Bachelor), Kurs-Atteste, Zeugnisse, etc. - Kundenzufriedenheit
Feedback von Teilnehmenden, Studierenden, Lernenden, Schüler/-innen, Honorarreferenten, Lehrpersonen, Eltern, Auftraggebenden, Aufsichtsgremien, Arbeitgebern, Behörden, ... - Lernerfolg
Prüfungserfolge, TN-Zufriedenheit mit Zielerreichung, Zufriedenheit der Auftraggebenden mit dem Lernergebnis, Transfererfolg, Wissenszuwachs - Qualitäts- und Verbesserungsmanagement
durchgeführte interne Audits, externe Evaluationen, ergriffene Massnahmen, aktualisierte Dokumente - Personalführung
Mutationsquote, Neuanstellungen, Austritte, Stellvertretungen, durchgeführte Mitarbeitergespräche, Mitarbeiter-Zufriedenheit - Kompetenzmanagement
interne und externe Weiterbildungen, Qualifikationen, Portfolios der Mitarbeitenden - Wissensmanagement
Datenbanken, Plattformen, Intranet, interne Kommunikation, Medien, Lehrmittel, Unterrichtsmaterialien, Übungsanlagen, Demonstrationsmaterial - Innovation / Projekte
Angebotsentwicklungen, Stand der laufenden Projekte, Beteiligung an Messen, Beteiligung an Wettbewerben
5 Zielerreichung und abgeleitete Massnahmen
Die Beurteilung der erreichten Ziele erfolgt am Besten über ein Ampelsystem. Grundlage sind die im Vorjahr definierten strategischen Ziele und die operativen Ziele pro Abteilung. Zentral sind die aus dem Grad der Zielerreichung abgeleiteten Massnahmen. Sie bilden den Ausgangpunkt für die Zielsetzung.
5 Zielsetzung für die Folgeperiode
Abgeleitet aus den notwendigen Massnahmen werden die strategischen und operativen Ziele festgelegt sowie möglicherweise weitere strategische Überlegungen oder ein Ausblick formuliert.