Um regelmässig und zuverlässig einen Überblick über den Stand der erreichten Qualität zu haben, führen Organisationen interne Audits durch. Die folgende Prozessbeschreibung dient als Muster und Anregung. Sie entspricht einer verbreiteten Vorgehensweise beim internen Audit.

Was sind Audits

Mittels Audit wird systematisch überprüft, ob die Tätigkeiten, Dokumente und Ergebnisse (Output) den eigenen Bedürfnissen und Zielsetzungen immer noch entsprechen.

Audit-Zielsetzungen

Eine Schule kann mehrere Zielsetzungen für die internen Audits haben: Z.B. kann sie auf das gesamte Managementsystem (System-Audit), auf einen einzelnen Prozess (Prozess-Audit) oder auf ein einzelnes Bildungsprodukt (Produkt-Audit) fokussieren. Mittels Audit wird systematisch und unabhängig überprüft, ob die Tätigkeiten und Ergebnisse den geplanten Anforderungen entsprechen.

Audit-Arten

System-Audit: Nachweis, dass das Managementsystem wirksam umgesetzt und fortlaufend gepflegt wird.
Prozess-Audit: Das Prozessaudit bezieht sich auf eine einzelne Prozessbeschreibung mit allen dazu gehörenden Input- und Output-Dokumenten. Auch das interne Kontrollsystem IKS kann mittels eines Prozess-Audits überprüft werden.
Produkt-Audit: Das Produktaudit bezieht sich auf ein Bildungsprodukt, also einen Lehrgang, Kurs oder eine Angebots-Gruppe (Beispiele: Berufsmaturität BM2 oder Deutsch-Kurse für Migrant/-innen). Ziel ist der Nachweis, dass ein Bildungsprodukt den Anforderungen und Bedürfnissen aller interessierten Parteien genügt.
Projekt-Audit: Überprüfen und Bewerten eines einzelnen Projekts hinsichtlich der erzielten Ergebnisse und Qualität seiner Durchführung, oder die Überprüfung der ganzen Schule bezüglich ihrer Fähigkeit mittels Projekten die strategischen Ziele effizient und formal richtig zu erreichen.
Schnittstellenaudit: Überprüfen eines Sachverhaltes, eines Themas hinsichtlich der damit verbundenen Prozesse und Zusammenhänge. Beispiele: Littering, Wissensmanagement

Geltungsbereich

Gesamte Schule. Üblicherweise sollten alle Prozesse innerhalb von drei Jahren mindestens einmal überprüft werden um sicherzustellen, dass man keine blinden Flecken hat.

Zuständigkeiten

Prozesseigner: Qualitätsleitung
Die Qualitätsleitung plant und organisiert die internen Audits und setzt geschulte interne Auditor/innen ein. Es sollte gewährleistet sein, dass sich die Auditor/innen nicht selbst auditieren

Audit-Ergebnisse

Je nach Audit-Zielsetzung ist der Output, also das, was beim Audit als Ergebnis vorliegen soll, unterschiedlich.

System-Audit: Die Bestätigung, dass das Management-System vollständig und aktuell ist.
Prozess-Audit: Das Vorgehen und die dazu gehörenden Dokumente / Formulare entsprechen dem gelebten Schulalltag.
Produkt-Audit: Nachweis, dass ein konkretes Angebot oder eine konkrete Dienstleistung den Anforderungen und Bedürfnissen aller interessierten Parteien genügt.
Projekt-Audit: Bestätigung, dass ein Projekt die strategischen Ziele effizient und formal richtig erreicht.
Schnittstellenaudit: Ein Thema wurde ganzheitlich geprüft, z.B. Littering, Wissensmanagement, Abteilung A, Dozentenmanagement, Disziplin, Mitarbeiterförderung.

Zuständigkeit

Interne Audits werden üblicherweise durch die Qualitätsleitung organisiert und koordiniert.
Es sollten geschulte interne Auditor/innen eingesetzt werden.
Es sollte gewährleistet sein, dass sich die Auditor/innen nicht selbst auditieren

Interne Audits durchführen (Ablauf)

Diese Prozessbeschreibung dient als Muster und Anregung. Sie entspricht einer verbreiteten Vorgehensweise beim internen Audit.

1 Auditplanung

Dreijahresplanung der Prozess-Audits
Jahresplanung mit Berücksichtigung der aktuellen Produkt-Audits (häufig werden ja Lehrgänge oder einzelne Kurse grundlegend überarbeitet, dies kann im Sinne des Qualitätsmanagements als internes Audit betrachtet werden)
Auditor/innen, Prozesseigner und Auditierte über die Planung informieren

2 Vorbereitung

Formulieren von Audit-Fragen
Auditbericht zum Ausfüllen vorbereiten und ausdrucken
Beteiligte frühzeitig informieren

3 Durchführung

Begrüssung
Audit-Fragen bearbeiten. Während des Audits auf dem Auditbericht Notizen machen
Auditbericht von allen Beteiligten visieren lassen
Verabschiedung

4 Auswertung

Audit-Ergebnisse auswerten
erforderliche Massnahmen überprüfen und gegebenenfalls ergänzen

5 Nachbearbeitung

Ergebnisse besprechen in der Q-Gruppe oder Steuergruppe
Verbesserungsmassnahmen definieren
Massnahmenliste mit Verantwortlichkeiten und Terminen ergänzen
Feedback an Auditierte, Auditor/innen und Prozessverantwortliche
Auditberichte archivieren

6 Umsetzung

Wirksamkeitskontrolle: eventuell Nachaudit
Audit-Ergebnisse und ergriffene Massnahmen zuhanden des Schulführungsberichtes zusammenfassen

Prozess interne Audits im QMS

Wenn ein Qualitätsmanagementsystem zertifiziert wird, muss eine Prozessbeschreibung neben dem Ablauf noch ein paar weitere Informationen beinhalten:

Input

Prozessbeschreibungen mit
mitgeltenden Dokumenten wie: Checklisten, Weisungen, Formulare

Audit-Bericht vorbereitet
Audit-Fragen
ev. Handreichung zum internen Audit

Output

Auditberichte
Verbesserungsmassnahmen: Vorschläge zuhanden der Schulleitung, Abschlussgespräch

Prozess-Messgrössen, Indikatoren

z.B. Qualifikation der internen Auditor/innen, Unbefangenheit der Auditor/innen, Informationen zum Audit-Ergebnis werden an die betroffenen Mitarbeitenden weitergeleitet, Anzahl mögliche Verbesserungen, Massnahmen werden zeitnah umgesetzt.

Schnittstellen zu anderen Prozessen, Partnerschaften

Beim Prozess «Interne Audits» sind per definitionem das gesamte Management-System sowie alle interessierten Parteien betroffen.

Mitgeltende Dokumente und Themen

Prozesslandschaft
Prozessverzeichnis
Das gesamte QMS, je nach Audit-Thema