Eine Prozessbeschreibung ist eine schriftlich/elektronisch festgelegte und standardisierte Beschreibung. Es können verschiedene Darstellungen gewählt werden. Sie sind für alle Beteiligten bindend und können nach Änderung nur durch die Leitung freigegeben werden. Prozessbeschreibungen sollten allen Beteiligten leicht auffindbar und zugänglich sein.
Typische Struktur einer Prozessbeschreibung
Es ist sinnvoll, ein standardisiertes Formular für die Prozessbeschreibung zu verwenden. Üblicherweise sollte für eine Prozessbeschreibung eine Seite genügen. In einer Prozessbeschreibung können erfasst werden:
- Zweck / Ziel des Prozesses
- Geltungsbereich
- Zuständigkeiten (Prozesseigner und Stellvertretungen)
- Begriffsdefinitionen / Abkürzungen
- Prozessablauf
- Bedarf und Input
- Output /Ziele
- Prozess-Messgrössen, Indikatoren
- Schnittstellen zu anderen Prozessen / Partnerschaften
- Verweis auf mitgeltende Dokumente
Darstellung eines Prozesses
Zur Darstellung von Prozessen können unterschiedlichste Methoden und Instrumente gewählt werden. Die grafischen Flussdiagramme sind nur eine von vielen Möglichkeiten. Ebenso häufig werden gewählt:
- Schriftliche Anleitung, Prosatext
- Checkliste
- Tabelle
- Organigramm, Matrix
Grundsätzliche Tipps
- Die Prozess-Tiefe will gut überlegt sein. Einzelne Arbeitsschritte können besser in detaillierten Arbeitsanweisungen beschrieben werden. Oft sind sie auch bereits durch eine Anwendungssoftware gesteuert.
- Produktspezifische und produktunabhängige Prozessbeschreibungen sind zu unterscheiden.
- Übergeordnete Prozesse werden sinnvollerweise als Leitfäden erfasst (Evaluations-Konzept, Krisen-Konzept, Projekt-Leitfaden, Strategie-Entwicklung, ...)
- Prozessbeschreibungen sollten so verfasst sein, dass sie nicht mehrmals jährlich angepasst werden müssen. Schnell ändernde Informationen (z.B. Terminlisten, Organigramme, Statistiken, Reglemente) sollen als mitgeltende Dokumente verlinkt werden.